L’esigenza di rispondere ai clienti per non perdere fatturato e migliorare l’immagine dell’azienda
KeepCall é il sistema progettato e realizzato da Theles srl per società che devono gestire un flusso considerevole di telefonate in entrata ed equipaggiate con un desk telefonico che fà fronte al considerevole numero di chiamate.
Un sistema/servizio, questo di Theles (finanziato dall’Unione Europea con i fondi per I’Innovazione Tecnologica), realizzato su cloud con programmi e applicazioni finalizzati ad azzerare la perdita di telefonate, che rappresenta uno dei “vulnus” più tipici in queste strutture.
La gestione ottimale dei flussi telefonici permette alle aziende, e in particolar modo a quelle che operano nel settore sanitario privato, di ottenere molteplici risultati in vari ambiti della loro attività, per quanto il desk telefonico possa sembrare marginale nella complessa organizzazione di una struttura medico-ospedaliera.
E invece, iniziando appunto dal recupero delle telefonate, constatiamo che questo potrà essere quantificato tra il 25% e il 40% al giorno, come dimostrano le statistiche basate sulle centinaia di migliaia di telefonate del database di Theles.
Non perdere telefonate significa, ovviamente, non perdere prenotazioni (esami, visite, prestazioni…) e di conseguenza arrivare recuperarne, secondo le nostre stime, almeno il 30%
Questo inoltre permette di migliorare la propria immagine con i clienti, i quali intanto non devono più patire lunghe code d’attesa, e poi non sono obbligati a ritelefonare più volte per riuscire a prenotare.
Tutto ciò si riflette positivamente anche sull’organizzazione del lavoro del desk telefonico, dove gli operatori vengono utilizzati nel modo più razionale, garantendo una maggiore efficienza e nella modalità più adeguata rispetto alle esigenze dell’azienda (senza carenze o sovradimensionamenti di risorse o di turnazioni).
Ma, ovviamente, il più importante effetto è quello del recupero di redditività, che, grazie al maggior numero di prestazioni erogate, può arrivare mediamente ad un incremento del fatturato di circa un 30%.
E tutto questo, senza dover sostanzialmente modificare la propria struttura telefonica (linee, centralino, etc.).
Ogni azienda associata dell’Aiop, avrà la possibilità di un periodo di prova gratuito di un mese.
Durante questo test, due settimane saranno dedicate: – alla raccolta di quanti più dati possibili sulle chiamate entranti – all’analisi del flusso telefonico nel corso delle ore della giornata e dei giorni della settimana – a monitorare il funzionamento del desk telefonico e dei suoi addetti.
Al termine di questo primo periodo sarà realizzato un report che da una parte fotograferà la situazione esistente e dall’altra presenterà una simulazione della soluzione ottimale per risolvere gli specifici problemi rilevati, indicando concretamente le iniziative e le misure da adottare per raggiungere il migliore dei risultati.
La seconda parte del test, consisterà in altre due settimane in cui verrà attivato l’utilizzo di KeepCall.
Il confronto tra l’andamento delle prime due settimane con le ultime due, darà nettamente la misura del miglioramento del servizio in seguito all’adozione del sistema della Theles.
Finita la prova, sarà quindi facile per il management della struttura adottare la soluzione di KeepCall più idonea per la propria azienda, servizio che tra l’altro non prevederà nessun acquisto, ma un pagamento a canone, in base alle telefonate gestite, e con un rapporto tra costo del servizio e fatturato recuperato che, le aziende da noi servite, hanno mediamente valutato in 1:30.
