COME FUNZIONA KEEPSHOT

KeepShot è un sistema che grazie al collegamento al centralino della struttura di un piccolo server (denominato Q.Manager) tiene sotto controllo il traffico entrante, analizzando i parametri descritti nell’articolo a fianco e inviando al server della Theles (oltre alla telefonate che sarebbero perse) una serie di dati che vengono elaborati, in tempo reale, e creando dei report sulle variabili che compongono il traffico entrante. Questo di solito, per avere una validità statistica, viene applicato per un mese (un tempo che consente di fare, ad esempio, il confronto sugli andamenti tra gli stessi giorni nelle diverse settimane).

Quello che non è definito non può essere controllato. Quello che non è controllato non può essere misurato. Quello che non può essere misurato non può essere migliorato.

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TRANQUILLI PERCHE’ CONOSCETE LA VOSTRA SITUAZIONE

La tranquillità deriva dal non essere più nell’incertezza, dal non sapere quante siano effettivamente le telefonate perse e capire quali misure adottare per risolvere il problema. La scelta delle soluzioni più idonee non può prescindere dalla precisa conoscenza dei problemi. KeepShot vi pone esattamente in tale posizione. Così potrete scegliere i migliori servizi di gestione del traffico telefonico entrante. Ogni decisione che migliora questa gestione non può prescindere da una preventiva e dettagliata conoscenza della situazione reale. I dati prodotti da KeepShot aiutano a capire dove e come intervenire per massimizzare l’efficienza del desk telefonico.

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MA QUANTE INFORMAZIONI RIESCE A FORNIRE “KEEPSHOT”?

Le informazioni sul traffico entrante sono molteplici e spesso si condizionano l’un l’altra. E’ un sistema complesso che riesce a fotografare l’aspetto quantitativo del flusso di chiamate e qualitativo delle sue specifiche più diverse: dal funzionamento tecnico del desk telefonico alle performance delle risorse umane impiegate nel servizio. Possibili anche customizzazioni su richiesta del cliente, quali, ad esempio, incroci tra il numero chiamante ed il CRM aziendale

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UNA BUONA OCCASIONE PER UTILIZZARE MEGLIO IL DESK TELEFONICO

Approfittare di uno strumento sofisticato e analitico come KeepShot non solo è l’occasione per sapere finalmente quante telefonate si perdono, ma può essere anche il primo passo verso la soluzione del problema. Infatti KeepShot è una costola di KeepCall, il sistema avanzato per la gestione del traffico entrante, che assicura, grazie ad una piattaforma distribuita, la possibilità di recuperare tutte le telefonate che altrimenti andrebbero perse, monitorando tutto il processo delle telefonate e delle risposte

PIANIFICARE LE PROPRIE RISORSE SU DATI CERTI

Quella del personale addetto che risponde alle telefonate è una fase importante nel business dell’azienda. Proprio il buon funzionamento di questo primo contatto con il cliente può determinare un buon o meno buono andamento del lavoro, impiegando in modo ottimale le risorse. L’efficienza del desk telefonico significa calibrare investimenti, riuscire a non perdere prenotazioni, recuperare consistenti fette di fatturato. E si raggiunge, sì, con un’allocazione diversa delle risorse, ma soprattutto tramite servizi più avanzati nella gestione delle chiamate entranti.

SCOPRI FINALMENTE QUANTO PUO’ ESSERE EFFICIENTE IL TUO DESK TELEFONICO

Uno dei motivi per cui vengono perse le telefonate da parte dei desk telefonici di aziende, istituzioni, enti è la scarsa o nessuna conoscenza del proprio traffico telefonico entrante, delle sue caratteristiche e soprattutto del suo andamento. La consapevolezza di perdere telefonate non è così diffusa, anzi…. E nella maggior parte dei casi c’è una sottovalutazione del fenomeno. Questo comporta l’esigenza, prima di progettare qualsiasi soluzione, di conoscere davvero i dati e i vari indicatori che caratterizzano il traffico telefonico entrante, in particolare nei casi in cui le chiamate hanno un rilievo di natura economica (prenotazioni, acquisti, etc.).Solo dopo avere avuto una chiara idea del fenomeno ed una sua visione completa si può decidere quale soluzione adottare. KeepShot è il servizio che viene incontro a questa specifica esigenza.

QUALI SONO I DATI E GLI INDICATORI CHE VI PUO’ FORNIRE KEEPSHOT?

Certo, il primo passo è quello di sapere quante telefonate si perdono. Ma le caratteristiche di KeepShot permettono di scendere molto nel dettaglio. Qual è il tempo medio di attesa del chiamante messo in coda ? Quanto è il tempo medio di risposta dell’operatore? Quanto dura la chiamata? Oppure, se il chiamante viene messo in attesa, quanto tempo ci rimane, prima di abbandonare ? Quanti clienti richiamano e per quante volte, prima di ricevere la risposta o, in mancanza di questa, abbandonano definitivamente per rivolgersi, magari, ad una struttura concorrente ?

E questi dati possono essere di carattere generale o per singolo operatore, così che possa essere valutata anche l’efficienza delle diverse risorse impegnate a rispondere. Altro dato importante è come si distribuisce il flusso delle telefonate nell’arco della giornata, della settimana o del mese. L’andamento è solitamente irregolare, ma si possono individuare delle linee di tendenza e delle ciclicità, e calibrare le risorse e gli orari di lavoro in base ai dati storici ottenuti da KeepShot. Insomma la gestione ottimale, quale che siano le soluzioni adottate, non può prescindere da un’analisi dettagliata e costante di tutte le variabili che governano il traffico delle telefonate entranti.

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